子どもの誕生日会、毎年「準備が思ったより大変」と感じていませんか。招待状を手書きで用意し、当日の写真をあとで一人ひとりに送り、BGMは前日にあわてて選曲する……。そんな非効率な準備を、いくつかのアプリとデジタルツールに任せてみたら、想像以上にラクになりました。今回はその工夫を具体的にご紹介します。
招待状づくりで消耗していた過去の私
手書き招待状は時間もコストもかかる
以前は文具店でカードを買い、一枚ずつ手書きで日時と場所を書いていました。友達の人数分を用意するのに1時間以上かかり、しかも誤字があれば書き直し。子どもが呼びたい友達が増えるたびに、憂鬱な作業が待っていました。
LINEグループでの日程調整も地味に大変
招待状を配ったあとは、出欠確認のためにママ友一人ひとりとLINEでやり取り。誰が返信済みで誰がまだなのか分からなくなり、結局エクセルで管理する羽目になっていました。
デジタルツールに置き換えて変わったこと
招待状はCanvaで作成しLINEで一斉送信
今では無料デザインアプリを使い、テンプレートから可愛い招待状を数分で作成しています。完成したデータをそのままLINEグループに送るだけなので、印刷も手渡しも不要になりました。
出欠確認はGoogleフォームで自動集計
出欠確認にはGoogleフォームを活用。参加の可否とアレルギーの有無を選択式で回答してもらうことで、返信漏れがなくなり、集計もスプレッドシートで一目瞭然になりました。「誰が返信したっけ？」と悩む時間がゼロになったのは本当に助かっています。
当日の運営もツールで効率化
写真共有はGoogleフォトの共有アルバムで完結
誕生日会当日は、参加してくれたパパ・ママ全員がスマホで写真を撮ります。以前は各自が撮った写真をあとから個別に送ってもらっていましたが、今はGoogleフォトの共有アルバムのリンクを事前にLINEで送っておき、みんなが直接アップロードする形式に。撮影後すぐに全員で写真を見返せるのも嬉しいポイントです。
BGMはスマートスピーカーのプレイリスト機能で即再生
音楽も同様に、事前にスマートスピーカーで子ども向けのパーティープレイリストを作っておき、「アレクサ、誕生日会プレイリスト再生して」の一声で流せるようにしています。ケーキ入場のタイミングでハッピーバースデーソングを自動で流せるのも地味に便利でした。
まとめ
招待状はCanva、出欠確認はGoogleフォーム、写真共有はGoogleフォト、BGMはスマートスピーカーと、それぞれ得意なツールに任せることで、誕生日会の準備時間を大幅に短縮できました。手作り感を大切にしたい部分は残しつつ、効率化できるところは思い切ってデジタル化する。このバランスが、忙しい共働き家庭にはちょうど良いと感じています。次回の誕生日会もこのスタイルで乗り切りたいと思います。